Et regnskabssystem er en proces, hvorved et bestemt produkt fremstilles ved et bestemt input. I et regnskabssystem behandles data for at give oplysninger. Dataene er et sæt af uforarbejdede kendsgerninger, mens oplysningerne er data eller fakta, der er blevet behandlet meningsfuldt.
I det normale forløb kan en virksomhed udføre en lang række aktiviteter. Detaljerne for en bestemt operation kaldes variable data. Derfor refererer udtrykket “variable data” til kendsgerninger, der perfekt beskriver en bestemt operation.
Formålet med et regnskabssystem er at registrere transaktionsdata og derefter behandle dem for at levere oplysninger, der i sidste ende indsamles i virksomhedens økonomi-og ledelsesrapporter. Udviklingen af et regnskabssystem består af to etaper, analysen og udformningen af systemet.
Et godt regnskabssystem skal mindst opfylde følgende grundlæggende krav. Systemet skal give beslutningstagerne nøjagtige og rettidige oplysninger om ansvar og krav. De interne kontrolforanstaltninger skal være tilstrækkelige til at sikre beskyttelsen af aktiverne og tilvejebringelsen af pålidelige oplysninger; og systemet skal være tilstrækkeligt fleksibelt til at kunne tilpasses udviklingen i aktiviteternes omfang og de operationelle procedurer, uden at det kræver drastiske ændringer.
Et indgående kendskab til virksomhedens aktiviteter og dens rapporterings-og kontrolkrav er en væsentlig forudsætning for udviklingen af et effektivt regnskabssystem, der opfylder de nødvendige kriterier. Proceduren for inspektion af forretningsaktiviteter, oplysninger og kontrolkrav er kendt som systemanalyse.
I systemet design proces, er systemet designet til at opfylde de specifikationer, der er bestemt af systemanalyse. De første posteringer registreres i de oprindelige dele og kladder og klassificeres og gemmes derefter i finanskontiene. De behandlede oplysninger udtrækkes fra finanskonti til regnskabsaflæggelse. Udformningen af ethvert regnskabssystem i denne ramme omfatter planlægning af procedurer, hvor systemet vil fungere, udformningen af kildedokumenter, tidsskrifter, regnskabs-og slutrapporter, og endelig udformningen af foranstaltningerne i nødvendige interne kontrol.
Med hensyn til ledelsesoplysninger er det vigtigt, at en brugers informationsbehov fastlægges, og at regnskabsrapporten reagerer på den. Den hurtige udvikling inden for edb-regnskaber har ført til effektiviteten af regnskabsprocessen, hvilket giver en mere brugbar, nøjagtig og hurtigere produktion af regnskabsmæssige data. Effektiviteten øges, efterhånden som systemets værdi stiger i forhold til omkostningerne. Edb-systemer har gjort arbejdet i revisorer i udformningen af regnskabsprocessen meget lettere end de manuelle systemer.